序   言

把規範化管理落實到部門，進而落實到部門的每一個崗位和每一項工作上，是高效執行的務實舉措，只有實行規範化管理，事事有規範，人人有事做，辦事有流程，工作有方案，才能提高企業的整體管理水準，從根本上提高企業的執行力，增強企業的競爭力。
本書是專門針對總務部門的工作事項與工作流程，提供工作執行標準，企業的優異績效有賴於流程的標準化，以及每個部門員工的工作效率。流程化和標準化使得每個崗位的員工能充分地實現「人與事的完美結合」。
這本《總務部門重點工作》，促使企業員工從知道「如何做」向「如何有效地做」轉化。這一轉化必將大大地提高員工的工作效率。
將每件事情的標準確定下來，不但為績效考評提供了依據，也為區分每位員工的工作專案、操作流程、權責分明提供了依據，企業的執行能力才能最終得到提升，企業的競爭力才能永續。
本書內容具體實在，是企業必備的工具書，適合人力資源部門經理、人事主管、總務部門主管及企業工作人員閱讀。

目  錄

第一章 總務部門的會議管理 / 7
1、進行合理的會議控制 7
2、如何瞭解會議的類型 10
3、如何做好會前準備 13
4、如何做好會前檢查 16
5、如何處理好會中事務 19
6、如何做好會後工作 22

第二章 總務部門的文書管理 / 26
1、遵循文書管理原則 26
2、設置文書管理的責任單位 28
3、如何進行文書的行文 30
4、如何收發文書 32
5、如何寄發文書 33
6、如何處理文書 34
7、如何請示審批 36
8、如何製作文書 38
9、如何整理保存文書 40
10、文書處理辦法 42
11、文書檔案的保存與銷毀 49

第三章 總務部門的檔案管理 / 61
1、如何有效歸檔 61
2、如何進行檔案整理 63
3、如何妥善保管檔案 65
4、建立檔案利用制度 69
5、對檔案進行清理 71
6、如何進行影像檔案管理 72
7、如何進行科技檔案管理 74
8、總務部門文件分類基準實例 75

第四章 總務部門的印章管理 / 83
1、如何區分不同的印章 83
2、如何確定印章的使用範圍 85
3、如何正確使用印章 87
4、如何保管好印章 89
5、如何處理廢止印章 91
6、如何申請使用新的印章 93

第五章 總務部門的工作說明書 / 95
1、工作說明書撰寫內容 95
2、工作說明書撰寫案例Ⅰ 103
3、工作說明書撰寫案例Ⅱ 104
第六章 人員錄用、考勤與休假管理 / 106
1、建立考勤工作程序 106
2、人員的退職管理 109
3、明確考勤人員的職責 111
4、如何規範化員工請假、休假制度 113
5、如何衡量考勤工作績效 116
6、人事管理規章 118

第七章 總務部門的出差管理 / 138
1、建立有效的基本出差制度 138
2、國內出差制度 143
3、國外出差制度 145
4、怎樣的出差管理標準才不浪費 148
5、公務人員國外出差旅費規則 152

第八章 總務部門的教育培訓管理 / 158
1、教育訓練的種類與實施 158
2、員工教育訓練辦法 164
3、技能檢定辦法 167
4、員工升等考試辦法 168

第九章 總務部門的接待和禮儀管理 / 174
1、如何做好接待的準備工作 174
2、如何圓滿地完成接待任務 177
3、如何做好接待活動的後續工作 178
4、如何規範辦公禮儀 179
5、如何規範會議禮儀 182
6、如何規範商務活動禮儀 184
7、公司儀式的實施 186
8、行事的管理 188

第十章 總務部門的物品管理 / 193
1、如何採購辦公物品 193
2、統一採購管理 195
3、如何保管辦公物品 199
4、如何保養辦公物品 201
5、如何更新辦公物品 203
6、文具用品的管理 205

第十一章 總務部門的設備和房產管理 / 210
1、如何進行設備的選擇 210
2、如何合理使用設備 213
3、如何進行設備的維護和檢修 214
4、如何進行設備的日常管理 217
5、固定資產管理 219
6、如何進行房產的分配使用管理 226
7、如何進行房產的維修管理 228
8、如何進行房產的日常管理 230
9、如何進行房產的環境管理 231
10、總務部門的財產管理重點 233
第十二章 後勤、福利和安全衛生管理 / 235
1、制定食堂管理計劃 235
2、如何管理員工宿舍 237
3、如何向員工提供福利 239
4、使員工滿意的福利及衛生制度 241
5、如何建立消防安全制度 247
6、進行消防安全教育 250
7、如何進行清潔管理 253
8、如何進行衛生管理工作 255

第十三章 總務部門的門禁管理 / 258
1、如何進行安全保衛管理 258
2、企業的出入廠管理辦法 261
3、員工出入管理規定 265

第十四章 總務部門的交通車輛管理 / 273
1、如何進行車輛配置 273
2、如何進行車輛使用管理 275
3、車輛管理與補助標準 278
4、汽機車貸款辦法 286

第十五章 總務部門的秘書管理 / 288
1、對秘書的要求條件 288
2、秘書工作重點 293