序   言

「人人都不喜歡開會」往往成為一些經理人取消會議的理由。其實，這個問題很複雜。企業總是抱怨自己沒有時間開會，除了會議太多、太長和無效率，其實也是「會議缺乏效率」。

請聽一次企業的季會議：行銷部門的經理況：「最近銷售做得不好，我們有一定責任，但是最主要的責任不在我們，競爭對手紛紛推出新產品，比我們的產品好，所以我們很不好做，研發部門要認真總結。」研發部門經理說：「我們最近推出的新產品是少，但是我們也有困難呀，我們的預算很少，就是少得可憐的預算，也被財務削減了！」則務經理說：「是，我是削減了你的預算，但是你要知道，公司的成本在上升，我們當然沒有多少錢。」這時，採購經理跳起來：「我們的採購成本是上升了10%，為什麼，你們知道嗎？俄羅斯的一個生產鉻的礦山爆炸了，導致不銹鋼價格上升。」「哦，原來如此呀，這樣說，我們大家都沒有多少責任了，哈哈哈哈！」人力資源經理說：「這樣說來，我只好去考核俄羅斯的礦山了！！」

企業中出現了問題，例如「開會績效不佳」，關鍵的不是追究誰的責任的問題，而是研究怎樣才能解決問題。
會議結果必須有結論、有績效、如果沒有好的績效，無法執行，這個會議就浪費了。

本書是為各種企業撰寫「如何開會」的專書，指出會議效率不佳原因，並提出改善對策。本書重點分為三部份：先分析會議的運作方式、如何籌畫會議、安排議程……等，其次介紹身為會議主席在主持會議的各種具體實務技巧，再來是介紹當你參與各項會議時，你應有的準備、參與、發言、討論……技巧。
本書極適合各部門主管、企業人員閱讀，熟讀本書必可增加你的會議管理能力，進而提升管理績效。

目  錄

第一章 為何要開會 / 9
1評估開會目的 9
2 劃分會議類型 14
3 會議的分類 20
4 天天忙開會的怪現象 26
5 開會前先確定會議的目標 30

第二章 如何主持會議 / 34
1 會議主持人是會議的靈魂人物 34
2 會議主持人的職責 38
3 會議主持人的素質 44
4如何提高會議成功率 46
5 主席如何推進會議 50
6 如何把握各部門間的會議 52
7 主席宣佈開會 54
8 掌握議事進度 58
9 會議進行，討論不離題 62
10 如何應對情緒冷淡的與會者 65
11 主席如何面對針對自己的異議 67
12 如何化解會場上的意見衝突 69
13 如何制止會議破壞者 71
14 如何應對一些行爲特別的人 74
15 如何應對不同類型的與會者 76
16 主席如何壓制反對者 78
17 如何處理遲遲不能達成協定的會議 80
18 使用「頭腦風暴法」達成決議 82
19 利用網路來舉辦會議 83
20 使用「德菲爾法」達成決議 86
21 慎重選擇會議發言人 87
22 主席駕馭會議的技巧 91
23 主席結束會議的方法 98
24 會議常見問題的解決 101
25 會議結束後的整理工作 104
26 會議數量、會議品質的控制 106
27 如何制定會議規範 109

第三章 如何參加會議 / 112
1 會議參加者必知事項 112
2 選擇合適的與會者 120
3 相互認識：會議溝通的開始 124
4 參與會議前的準備 126
5 如何明確自己參與會議的責任 130
6 參加開會的良好心態 131
7 如何在會議中發言 134
8 如何提出意見 136
9 參加會議中的一些細節 139
10 克服參加會議的不適舉動 141
11 為什麽需要作會議記錄 147
12 完整地做好會議記錄 149
13 會議記錄的技巧 153
14 會議記錄的核對要點 155
15 如何做好會議列印記錄 156

第四章 會議的策劃 / 159
1 上次會議決策事項的催辦流程 159
2 確定這次會議的形式 160
3 確定所召開會議的規模 163
4 會議的策劃 165
5 制定一份詳細的會議時刻表 169
6 開會要佔據「天時」、「地利」 172
7 確定召開的時間 175
8 確定會議佔用時間的長短 177
9 選擇合適的會議場所 179
10 如何選擇會議召開的地點 181
11 親自去視察開會場地 184
12 各種會議場合的評估 186
13 如何篩選與會者的名單 192
14 確定會議人數時的注意要點 194
15 防止遲到的策略 196

第五章 會議的後勤工作 / 198
1 秘書處服務，讓會議進行更高效 198
2 進行會前工作審核 201
3 會場服務流程 203
4 會議文件早準備 205
5 準備會議資料用品 207
6 會場座位的有序佈置 209
7 提前發放會議通知，讓人及早準備 216
8 製作會場現場的標識 219
9 會場的照明要求 221
10 會場的色彩佈置 222
11 會議現場的視聽設備 224
12 入口登記處的佈置要求 226
13 主席臺的佈置要點 227
14 會議的膳食後勤服務 229
15 大型會議的接送服務 234
16 會議前、中、後的服務工作流程 239
17 工作再確認，確保穩妥有序 242

第六章 合理安排議程 / 247
1 會議計劃流程 247
2 選好議題，針對目標而開會 249
3 制定會議方案 253
4 擬定會議議程 255
5 合理安排議程，達到預定目標 259
6 會議的簽到流程 267
7 如何設計會議的議程 269
8 議題的先後有序 271

第七章 會議後的工作評估 / 273
1 如何評估會議成本 273
2 制定預算方案，各項支出有據有節 275
3 列出費用明細，明明白白才是真 278
4 如何評估會議準備階段的工作 284
5 如何評估會議進行階段的工作 287
6 如何評估會議結束之後的工作 289
7 如何評估自己在會議上的表現 292
8 與會人員的自我評估效果 294
※附錄一 怎樣開好會議的狀況 300
※附錄二 會議規程 306