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序 言
「人人都不喜歡開會」往往成為一些經理人拒絕會議的理由，這個問題很複雜。
一提到會議，上班族就不由得聯想到冗長的高談闊論，東拉西扯的閒聊，冷嘲熱諷，漫無邊際的抱怨，推諉責任，浪費時間……相信你一定有過這樣的體驗：你非常不情願地參加會議，又非常沮喪地離開會場！
企業總是抱怨自己沒有時間開會，除了會議太多、太長和無效率，其實是「會議缺乏效率」的緣故。
但從另一方面看，如果會議利用得好，變得有用、有效，將完成組織內部的高效溝通，為資訊傳達、資源互補、感情增進具有積極作用，綜合而言，一個有效的會議，必定極大地促進企業運營的效率。
會議能否開得有效、高效，不只影響到你的工作成績，更決定你的升遷之路，最後會影響到公司整體運作的效率。
本書原是企管培訓班「企業會議管理」授課教程，蒙企業喜愛，已開立20多期。本書是為企業「如何開會」的專書撰寫，指出會議效率不佳原因，並具體提出改善對策。本書重點，先分析會議的運作方式、如何籌畫會議、安排議程，其次介紹主持會議的各種具體實務技巧，再來是介紹當你參與各項會議時，你應有的準備、參與、發言、討論技巧。會議結果必須有結論，當會議結束後，重要工作是追蹤工作會議成效。
本書是作者多年的企業顧問師工作經驗，圍繞實際會議工作中所涉及的關鍵環節，從會議準備、與會者要求和會議管理、會議效率等方面及其相互關係切人，展示一個完整的會議管理需要注意的種種問題要點，幫助讀者在運作中，提高會議效率，達到公司業績的倍增！
本書是為各種企業撰寫「如何開會」的專書，本書第一章先指出會議效率不佳原因，並提出改善對策，其次是分析會議的籌劃運作方式、如何籌畫會議、安排議程等，第三章是介紹身為會議主席在主持會議的各種具體實務技巧，第四章是當你參與各項會議時，你應有的準備、參與、發言、討論技巧；第五章是會議結束後會議紀錄、工作跟催；第六章是介紹大型會議的策劃；第七章是會議的後勤工作；第八章是合理安排議程；第九章是會議後的工作評估；最後一章是各種實務的會議管理辦法。
本書極適合各部門主管、企業人員閱讀，熟讀本書必可增加你的會議管理能力，進而提升管理績效。
高效會議，就從閱讀本書開始吧！
2019年11月
目
錄
第一章 為何要召開會議 / 10
會議是解決問題的極其有效的方法，開會首先要弄清楚開會目的，要突出會議日程的安排和會議的目的，最終達成有效共識。要避免無謂而冗長的會議，切勿將開會變成一種負擔。
1 這些會議無效 10
2 天天忙開會的怪現象 15
3 評估開會之目的 18
4 會議的分類 22
5 劃分會議類型 28
6 使用網路會議 33
第二章 如何籌備會議 / 36
減少或變更會議的規模、內容、形式，改變會議過多現象，管理工作才能真正有效率、有質量。有針對性地消除那些降低會議質量的不利因素，創造有利於提高會議質量的因素與條件。
1 如何降低經營者的會議壓力 36
2 會議管理的重點控制事項 38
3 安排會議的必備工作 48
4 會議內的角色分配 56
5 選擇合適的與會者 58
6 籌備會議的會前準備工作 61
7 籌備會議的會議期間工作 66
8 籌備會議的會後整理工作 69
9 會議的開會通知 73
10 制定會議規範 74
11 集團公司的會議管理重點 77
第三章 如何主持會議 / 81
會議主持人是會議的核心角色，承擔著完成會議規定的任務、實現會議目標的責任，在會議中，直接影響到會議的成敗。掌握開會的技巧，有助於解決會場上的各種意見衝突，提高會議成功率。
1 會議主持人是會議的靈魂人物 81
2 會議主持人的工作職責 83
3 會議主持人的應俱備素質 91
4 主席如何提高會議成功率 93
5 主席宣佈開會 95
6 開會前先確定會議的目標 99
7 如何把握各部門間的會議 103
8 掌握會議的進度 105
9 會前多溝通，勝於會場爭論不休 109
10 會議討論要圍繞住核心議題 110
11 會議討論離題的對策 112
12 為何會議冷場 114
13 如何應對情緒冷淡的與會者 116
14 主席如何面對針對自己的異議 118
15 主席如何化解會場上的意見衝突 120
16 如何制止會議破壞者 122
17 防止遲到的策略 125
18 如何應對一些行為特別的人 126
19 如何應對不同類型的與會者 128
20 主席如何壓制反對者 130
21 如何處理遲遲不能達成協定的會議 132
22 主席駕馭會議的技巧 134
23 主席的會議答覆要點 139
24 主席結束會議的方法 141
25 會議結束後的整理工作 143
26 主持會議能力的自我測試 145
第四章 如何參加會議 / 147
參加會議人員要做好開會前的準備，要明確會議目標，積極發言，開會要掌握最好的發言時機，活用數據，提出意見，加強與會者之間的交流。
1 參加開會，是門技術活 147
2 會議參加者必知事項 149
3 參與會議前的準備 151
4 相互認識：會議溝通的開始 155
5 明確自己參與會議的責任 157
6 參加開會的良好心態 158
7 開會遲到，影響前程 161
8 記得要關手機 163
9 如何在會議中發言 164
10 參加會議的發言 166
11 你坐對位置了嗎 170
12 積極參與會議討論 174
13 開會要活用數據 175
14 在會場發言，如何才能不緊張 176
15 要掌握最好的發言時機 178
16 瞬間讀懂上級的眼神 180
17 參加會議的各種不適舉動 182
18 參加會議的核查清單 188
第五章 會議記錄與工作跟催 / 191
會議記錄是為了避免忘記和方便籌劃工作，會議的過程、結論都要做記錄，而且在會議結束後還要將其轉化為列印記錄，會議記錄有著傳遞信息的作用。
1 開會後，還有事嗎 191
2 為什麼需要作會議記錄 193
3 完整地做好會議記錄 195
4 如何做好會議列印記錄 199
5 要發揮會議記錄的功能 201
6 上次會議決策事項的催辦流程 203
7 會議的決策內容，要加以傳達跟蹤 204
8 會議紀錄的管理規定 205
第六章 大型會議的策劃 / 207
完滿的會議需要精心地策劃，開會的規模、時間、場所、人數、會議進程、氣氛調節、發言內容、最終目標等各個環節都影響著會議的順利進行。
1 確定所召開會議的規模 207
2 確定會議佔用時間的長短 209
3 選擇合適的會議場所 211
4 如何選擇會議召開的地點 212
5 親自去視察開會場地 215
6 各種會議場合的評估 217
7 如何篩選與會者的名單 222
8 確定會議人數時的注意要點 224
第七章 會議的後勤工作 / 226
會前的準備工作、會議文件、會場的佈置這些都是後勤工作，可謂多而細，必須有章可循。尤其是會議的效果常常受到會議場所的影響，週邊環境、座椅的舒適程度、會議室的大小、照明、音響佈置等等都必須按照預定的步驟、程序，需要各部門齊心協力，共同完成。
1 秘書處服務，讓會議進行更高效 226
2 進行會前工作審核 229
3 會場服務流程 231
4 會議文件早準備 233
5 準備會議資料用品 235
6 主席臺的佈置要點 237
7 會場座位的有序佈置 239
8 提前發放會議通知 246
9 製作會場的現場標識 249
10 會場的照明要求 251
11 會場的色彩佈置 252
12 會議現場的視聽設備 253
13 入口登記處的佈置要求 255
14 會議的膳食後勤服務 256
15 大型會議的賓客接送服務 261
16 工作再確認，確保穩妥有序 266
第八章 合理安排議程 / 271
議程是會議的程序表，有助於與會者瞭解開會的目標。議程表上每項議案的排列次序很重要，需要立即做結論的排在最前面，可以留待下次再議的排在後面，這樣才能推進會議的高效進行。
1 會議計劃流程 271
2 選好議題，針對目標而開會 273
3 會議的議程 277
4 擬定會議議程 279
5 合理安排議程，達到預定目標 283
6 制定會議方案 290
7 會議的簽到流程 292
8 議題的先後有序 294
第九章 會議後的工作評估 / 296
會議也是需要評估成本的，針對會前、會中、會後三個階段進行，重點評估會前和會中兩個階段。會議的評估和總結對與會人員同樣具有重要意義。
1 如何評估會議成本 296
2 制定預算方案，各項支出有據有節 298
3 明明白白列出費用明細 301
4 如何評估會議準備階段的工作 307
5 如何評估會議進行階段的工作 309
6 如何評估會議結束之後的工作 311
7 會議的自我評估效果 314
第十章 附錄 / 318
附錄1 公司會議管理制度 318
附錄2 公司會議管理制度 325
附錄3 會議管理表格示範 331 |
