序   言

本書是專門針對總務部門的工作事項與工作流程，詳細介紹工作執行標準，總務部門的優異績效，有賴於工作的標準化，以及每個部門員工的工作效率。總務性質的工作，有的企業是歸諸在「總務部門」內，有的企業是分配到「人力資源部門」內。
《總務部門重點工作》上市後獲得企業界大力讚賞，促使企業員工從知道「如何做」轉向「如何有效地做」轉化，這一轉化必將大大地提高員工的工作效率。本書是2021年4月重新增訂第四版，內容大幅增加，更符合企業需求。
把規範化管理落實到部門，進而落實到部門的每一個崗位和工作上，是高效執行的務實舉措，唯有實行規範化管理，事事有規範，人人有事做，辦事有流程，工作有方案，才能提高企業的整體管理水準，從根本上提高企業執行力，增強企業競爭力。
將總務部門每件工作的標準確定下來，為績效考評提供了依據，也為每位員工的工作專案、操作流程、權責分明提供了依據，企業執行能力才能最終得到提升，企業的競爭力才能永續。
本書內容具體實在，適合人力資源部門經理、人事主管、總務部門主管及企業工作人員閱讀，是企業必備工具書。

2021年4月

目  錄

第一章  總務部門的會議管理 / 11

會議是通過有目的、有組織地把眾人集合起來商議事情、佈置工作，達到解決問題並貫徹實施，是企業處理重要事務、實現決策的重要途徑；也是進行資訊溝通、協調各方面的重要手段，會議的質量如何，將直接影響到企業工作的成效。
1、瞭解會議的類型                               11
2、會議前準備項目                               14
3、如何做好會前檢查                             17
4、如何處理好會中事務                           20
5、如何做好會後工作                             23
6、會議管理制度                                 26

在激烈的市場競爭，建立一套完整規範的文書管理制度，使之系統化、科學化，提高工作效率，是每一個企業現代經營管理中的一項重要課題。文書管理因此也就成了企業行政辦公管理中的一項重要技能。
1、設置文書管理的責任單位                       33
2、如何收發文書                                 36
3、如何處理文書                                 37
4、如何進行文書的行文                           39
5、如何整理保存文書                             41
6、文書管理辦法                                 47
7、文書檔案的保管銷毀                           54

檔案整理就是將零散的檔案材料進行歸檔分類、組合、排列、編目，組成有序體系的過程，促進檔案各環節良性互動和協調發展，進而能為檔案資訊資源的開發利用奠定重要基礎。對文件資料進行歸檔，其最終目的都是為了充分開發利用檔案資訊資源，從而使檔案真正能為公司發展服務。
1、如何進行檔案整理                             59
2、有效歸檔                                     61
3、如何妥善保管檔案                             63
4、建立檔案利用制度                             67
5、對檔案進行清理                               69
6、如何進行影像檔案管理                         70
7、如何進行電子科技檔案管理                     72
8、總務部門文件分類基準實例                     73

印章是公司行使法律權利最重要的載體，在公司行政管理中佔有舉足輕重的地位，企業要保證正常工作秩序，就必須建立嚴格的印章管理和使用制度，確保印章的正確使用和監管，才能為各項工作有序進行提供可靠的保證。
1、如何區分不同的印章                           75
2、如何確定印章的使用範圍                       77
3、如何正確使用印章                             79
4、如何保管好印章                               81
5、如何處理廢止印章                             83
6、如何申請使用新的印章                         85

工作說明書是企業管理的一個工具，它是對崗位工作的性質、任務、責任以及工作人員資格條件的要求所做的書面記錄，它表明企業期望員工做些什麼、員工應做什麼、應怎樣做和在什麼樣的情況下履行職責的匯總。
1、工作說明書撰寫內容                           87
2、工作說明書撰寫案例(一)                       95
3、工作說明書撰寫案例(二)                       96

考勤工作目的在於建立對員工的日常約束和激勵機制，使員工形成自覺的紀律觀念，進而加強企業作為整體的凝聚力和戰鬥力，直接影響企業的生產經營秩序。
1、建立考勤工作流程                             98
2、人員的退職管理                              101
3、明確考核人員                                103
4、如何衡量考勤工作績效                        105
5、如何規範化員工請假、休假制度                107
6、人事管理規章                                110

為了加強區域間的合作，出差活動是必不可少的。為了提高出差效率，行政部門必須制定出詳細的出差管理制度。出差、接待和禮儀方面的管理，對於行政部門樹立對外形象是十分重要的。其管理工作的成功與否與企業運行的效率、成本費用以及預算支出等是息息相關的。
1、建立有效的出差制度                          129
2、國內出差制度                                134
3、國外出差制度                                136
4、怎樣的出差管理標準才不浪費                  139
5、公務人員國外出差旅費規則                    143

為配合公司發展目標，從業人員必須充實知識技能，發揮潛在智慧，以提高工作效率。通過實施技能檢定考試，提高各項作業技術水準，達到培育專門技術人員的目的。
1、教育訓練的種類與實施                        149
2、員工教育訓練辦法                            155
3、技能檢定辦法                                158
4、員工升等考試辦法                            159

現代行政管理需要面對大量的接待工作，接待不同身份的來訪客人需要採取不同的接待方式，禮貌、熱情、恰當地接待每一位來訪的客人，才會贏得客人的尊敬和信任。禮儀文化也是我們民族的一筆寶貴財富。在現代行政活動中，講究「禮儀」更是進行有效管理、確保日常工作規範化必不可少的。
1、如何做好接待的準備工作                      165
2、總務部門的接待工作管理                      168
3、如何圓滿地完成接待任務                      171
4、如何做好接待活動的後續工作                  172
5、如何規範辦公禮儀                            174
6、規範安排禮儀會場                            176
7、如何規範商務活動禮儀                        178
8、每年公司儀式的實施                          180

在行政管理中，只有對辦公物品、設備和房產的管理有可行的制度保障，才能保證較高的辦公效率。簡潔、幹練、清晰、高效的辦公物品管理，會使整個公司的各工作處於井井有條的環境，為辦公效率的提高提供有力的保障。
1、總務部門的行政經費管理                      187
2、如何採購辦公物品                            193
3、統一採購管理                                195
4、如何保管辦公物品                            199
5、如何保養辦公物品                            201
6、如何更新辦公物品                            203
7、文具用品的管理                              205

合理正確地選用設備至關重要，能保證設備的正常運轉，降低設備的損毀程度，延長設備使用壽命，保持設備的性能，並減少或避免設備閒置造成的資源浪費，更要防止生產過程中意外事故的發生。
1、如何合理使用設備                            210
2、如何進行設備的維護和檢修                    212
3、如何進行設備的日常管理                      214
4、固定資產管理                                217
5、辦公室的環境管理                            225
6、如何進行房產的分配使用管理                  229
7、如何進行房產的維修管理                      231
8、如何進行房產日常管理                      233
9、房產的綠化管理                              234

福利的提供，直接關係到職工的利益。有組織有計劃地支付給員工，是激發員工積極性的一種有效手段。
1、如何向員工提供福利                          237
2、制定食堂管理計劃                            238
3、員工伙食管理方式                            241
4、食堂外包控制                                243

宿舍是企業提供給員工的一種生活設施，對其進行有效管理有利於改善和優化職工日常生活條件，使其生活便利舒適，從而激發員工的積極性，推動企業的發展。對員工宿舍的管理，主要在平常的工作中時時、事事加以關注和及時解決出現的問題。
1、員工宿舍管理規定                            248
2、如何管理員工宿舍                            249
3、員工宿舍管理辦法                            252
4、員工住宿的退房管理                          266

消防管理關係著企業和員工的生命財產安全，是安全管理中的重要工作。企業在工作活動中往往存在著一些潛在的、不可預測的災情隱患，嚴重威脅著企業財產和員工的生命安全，因此安全工作在企業的管理中佔據著極其重要的位置。
1、總務部門的消防安全管理                      268
2、如何建立消防安全制度                        271
3、進行消防安全教育                            273
4、開展消防巡查                                276
5、安全衛生                                    279

企業要想在公眾中樹立良好的形象，提供舒適的工作環境，就必須做好清潔衛生工作，加強清潔衛生的區域化管理。
企業除了要做好清潔維護工作外，還必須加強衛生安全管理工作，保證工作環境的衛生及員工的身心健康。
1、如何進行清潔管理                            284
2、如何進行衛生管理工作                        287
3、總務部門的健康管理                          289
4、員工服裝儀容規定                            293

安全防範工作中是不可少的，企業應根據財力和廠區實際情況，配備必要的安全防範設施。治安管理除了靠人力(治安管理人員)，技術設施防範也是很必要的。為了減少各類事故發生的隱患，約束企業員工的日常行為，共同做好企業區域的治安防範工作，企業應制定治安管理規定。
1、總務單位的值班管理                          294
2、如何進行安全保衛管理                        298
3、企業的安全護衛管理                          301
4、企業的出入廠管理辦法                        304
5、員工出入管理規定                            308

車輛的使用與管理，代表著一個公司的形象。如何選擇適合公司的車輛，該注意那些問題，對提高公司形象非常重要。要使車輛始終處於最佳運行狀態，發揮出最好的效益。
1、如何進行車輛使用管理                        316
2、車輛的登記管理                              321
3、車輛管理與補助標準                          323
4、汽機車貸款辦法                              331
5、交通車輛事故的預防和處理                    333

秘書是輔助高級經營幹部能最有效地且符合目的地進行其職務者。秘書要基於上司的立場、對事情的想法，去作判斷，秘書對接受命令的基本行動等都要熟知，並有付諸行動的能力。
1、對秘書的要求條件                            336
2、秘書工作重點                                341

5S即：整理、整頓、清掃、清潔、素養。辦公室推行5S活動遇到的首要問題就是文件和單據過多，通過5S活動的實施，逐漸達到統一的管理效果。充分地利用辦公室的空間，減少辦公用品的用量，節省經費，降低管理成本，提高工作效率。
1、針對辦公室文件的5S活動                     355
2、針對辦公室空間的5S活動                     360
3、針對辦公用品的5S活動                       364